JWorkPlan ist eine Software, mit der Arbeitspläne für gastronomische Betriebe, Großküchen, Cateringfirmen usw. auf Monatsbasis erstellt werden können. Prinzipiell ist die Software überall dort einsetzbar, wo Arbeitspläne für mehrere Personen mit wechselnden Diensten/Schichten erstellt werden müssen.
JWorkPlan ist komplett in Java geschrieben, daher sollte es prinzipiell auf jedem System laufen, für das eine aktuelle Java-Runtime Umgebung zur Verfügung steht.
JWorkPlan wurde mit Hilfe der JBuilder X Foundation Entwicklungsumgebung der Firma Borland Software Corporation erstellt und basiert in Teilen auf den Java-Bibliotheken DataExpress und dbSwing der Firma Borland Software Corporation. JBuilder X Foundation, DataExpress und dbSwing sind eingetragene Warenzeichen von Borland.
Getestet wurde JWorkPlan unter folgenden Betriebssystemen:
heruntergeladen werden.
3. Installation Zunächst sollte geprüft werden, ob die Java-Umgebung korrekt arbeitet.Unter beiden Systemen sollte die Ausgabe etwa so aussehen; die Versionsnummern dürfen nicht kleiner als 1.4.1 sein:
java version "1.4.2_05"
Java(TM) 2 Runtime Environment, Standard Edition (build 1.4.2_05-141.3)
Java HotSpot(TM) Client VM (build 1.4.2-38, mixed mode)
Eine Meldung wie "command not found" deutet darauf hin, daß der Java-Interpreter nicht gefunden wurde. Möglicherweise ist Java nicht korrekt installiert oder die Pfade zur Runtime-Umgebung falsch gesetzt. Für Installationhinweise bitte die Dokumentation von Sun bzw. von Apple lesen.
Installation Windows:
Einfach den heruntergeladenen Installer ausführen und den Anweisungen darin folgen.
Installation MacOS X:
Windows:
Die vom Installer angelegte Programmverknüpfung im Programme-Menü auswählen oder die JWorkPlan.exe im Installationsverzeichnis aufrufen.
MacOS X:
Das JAR-File mit Doppelklick ausführen.
JWorkPlan ist mit einem kleinen Installationsassistenten versehen, der automatisch erkennt, daß die Software zum ersten Mal aufgerufen wurde. Dieser erlaubt es in der aktuellen Version, ein Arbeitsverzeichnis festzulegen. In diesem Arbeitsverzeichnis legt JWorkPlan sämtliche Dateien mit Anwendungsdaten ab.
Soll also ein Backup der Arbeitspläne und Verwaltungsdaten durchgeführt werden, einfach den Ordner sichern, der als Arbeitsverzeichnis angegeben wurde.
Sobald das Arbeitsverzeichnis ausgewählt wurde, erscheint ein leerer Arbeitsplan für das aktuelle Monat. Da JWorkPlan das Systemdatum des Rechners benutzt, bitte unbedingt darauf achten, daß es richtig eingestellt ist.
Das Hauptfenster von JWorkPlan wird immer der Arbeitsplan für das gerade bearbeitete Monat angzeigt. Von diesem Hauptfenster können sämtliche anderen Dialoge aufgerufen werden.
Wenn das Programm zum ersten Mal gestartet wurde, müssen natürlich erst einmal bestimmte Grunddaten erfaßt werden.Mitarbeiter:
Die Mitarbeiterpflege erfolgt in einem separaten Fenster, welches durch Klick auf den gleichnamigen Button "Mitarbeiter" aufgerufen wird.
Eine neue Zeile wird mit dem "+"-Icon eingefügt.
Mit dem "-"-Icon kann eine Zeile gelöscht werden.
Die Pfeil-Icons dienen zum zeilenweisen Auf-und Abnavigieren in der Tabelle.
Die einzelnen Spalten werden nachfolgend genauer erläutert.
Die Mitarbeiter werden automatisch sortiert. Dabei wird zuerst nach dem Mitarbeitertyp sortiert: Zuerst alle P-Kräfte, danach alle F(est)-Kräfte und zum Schluß die A(ushilfs)-Kräfte. Innerhalb der einzelnen Mitarbeitertypen wird dann jeweils nach Mitarbeitername alphabetisch aufsteigend sortiert. Diese Sortierreihenfolge wird auch in den Arbeitsplänen eingehalten.
Mit dem Button "Speichern" werden die Daten im Verwaltungsfile für die Mitarbeiter im Arbeitsverzeichnis abgelegt.
Ist die Mitarbeiterpflege beendet und alles gespeichert, schließt man einfach das Mitarbeiterfenster. Möchte man nichts ändern, so kann das Fenster ebenfalls einfach wieder geschlossen werden.
JWorkPlan erkennt automatisch, wenn Mitarbeiterdaten sich geändert haben. Diese änderungen werden dann auch in den entsprechenden Feldern im Hauptfenster eingepflegt. Nachdem das erste Mal Mitarbeiter angelegt wurden, werden diese auch im aktuell angezeigten Arbeitsplan eingefügt und angzeigt. Fügt man später weitere Personen hinzu oder löscht sie, so werden diese änderungen von JWorkPlan registriert und in den Arbeitsplänen vollautomatisch ebenfalls aktualisiert.
Dienste
Mit dem Button "Dienste" gelangt man in ein weiteres Eingabefenster. In diesem Fenster werden die Dienstnummern/Schichtnummern festgelegt, welche man später in die einzelnen Felder des Arbeitsplanes eintragen kann. Nur hier definierte Dienstnummern sind dann auch für die Eingabe gültig.
Eine neue Zeile wird mit dem "+"-Icon eingefügt.
Mit dem "-"-Icon kann eine Zeile gelöscht werden.
Die Pfeil-Icons dienen zum zeilenweisen Auf-und Abnavigieren in der Tabelle.
Der Erfassungsdialog hat folgende Spalten:
Die Dienste werden automatisch aufsteigend nach der Dienstnummer sortiert.
Mit dem Button "Speichern" werden die Daten im Verwaltungsfile für die Dienste im Arbeitsverzeichnis abgelegt.
Ist die Dienstepflege beendet und alles gespeichert, schließt man einfach das Dienstefenster. Möchte man nichts ändern, so kann das Fenster ebenfalls einfach wieder geschlossen werden.
Die Dienste stehen sofort nach Schließen des Eingabedialog im Arbeitsplan zur Verfügung.
Feiertage
Damit Feiertage im Monatsplan optisch gekennzeichnet werden, müssen sie im Feiertagskalender von JWorkPlan erfaßt werden. Dies geschieht über den Button "Feiertage".
Empfehlung: Kurz vor Ende des alten Jahres sollten sämtliche Feiertage für das Folgejahr erfaßt werden, damit sie für die Arbeitpläne des neuen Jahres zur Verfügung stehen. Die Spalte eines erfaßten Feiertages wird im Arbeitsplan in grüner Farbe optisch markiert.
Eine neue Zeile wird mit dem "+"-Icon eingefügt.
Mit dem "-"-Icon kann eine Zeile gelöscht werden.
Die Pfeil-Icons dienen zum zeilenweisen Auf-und Abnavigieren in der Tabelle.
Die Feiertagseingabe erfolgt im Format TT für Tag, M oder MM für Monat (ohne führende Null) und JJJJ für das Jahr. Die Feiertage werden automatisch nach Tag, Monat und Jahr aufsteigend sortiert.
Mit dem Button "Speichern" werden die Daten im Verwaltungsfile für die Feiertage im Arbeitsverzeichnis abgelegt.
Ist die Feiertagspflege beendet und alles gespeichert, schließt man einfach das Feiertagsfenster. Möchte man nichts ändern, so kann das Fenster ebenfalls einfach wieder geschlossen werden.
Die Feiertage stehen sofort nach Schließen des Eingabedialog im Arbeitsplan zur Verfügung.
Feiertage aus den Vorjahren werden zwar nicht mehr verwendet, aber auch nicht automatisch reorganisiert. Es empfiehlt sich daher, sie regelmäßig manuell zu löschen.
Das Hauptfenster von JWorkPlan enthält den Arbeitsplan für das gerade bearbeitete Monat. Beim Starten der Anwendung wird automatisch der Arbeitplan für das aktuelle Monat geladen. Ist ein Arbeitsplan für das aktuelle Monat noch nicht vorhanden, so wird er erzeugt und alle angelegten Mitarbeiter werden eingefügt.
Da das aktuelle Monat aus dem Systemdatum des Rechners ermittelt wird, ist unbedingt darauf zu achten, daß die Systemzeit korrekt gesetzt ist.
Monat und Jahr des gerade bearbeiteten Arbeitsplans stehen in dem Textfenster zwischen den "Plus"- und "Minus"-Buttons im Format MM / JJJJ.
Mit den "Plus"- und "Minus"-Buttons kann ein Monat vor- bzw. zurückgeschaltet und somit ein anderer Arbeitsplan zur Bearbeitung ausgewählt werden. Beim Wechsel des Monats wird der zuvor bearbeitete Arbeitsplan automatisch gespeichert.
Falls ein Arbeitsplan für das neu gewählte Monat noch nicht vorhanden ist, wird er neu angelegt und alle angelegten Mitarbeiter eingefügt.
Ansonsten wird der bereits bestehende Plan geöffnet. Anschließend prüft JWorkPlan, ob zwischenzeitlich neue Mitarbeiter erfaßt oder bestehende gelöscht wurden. Diese werden dann im Plan eingefügt oder herausgelöscht.
Die Arbeitplan-Tabelle enthält verschiedene Anzeige- bzw. Eingabespalten, die nachfolgend genauer erklärt sind:
Anzeigespalten:
Eingabespalten:
Eingabespalten der einzelnen Arbeitstage:
JWorkPlan erzeugt automatisch ein Arbeitsblatt, welches die richtige Anzahl an Tagen für den aktuellen Monat enthält (28, 30 oder 31).
Die Wochenenden werden optisch in der Farbe orange hervorgehoben.
In diese Spalten werden die zulässigen Dienstnummern oder bestimmte andere zulässige Kennzeichen eingetragen.
Bitte beachten Sie, daß die Kennzeichen unbedingt in Großbuchstaben eingegeben werden müssen. Kleinbuchstaben sowie sämtliche anderen Zeichen werden ignoriert, d.h. im Prinzip wie das Kennzeichen "X" behandelt.
Mit dem Button "Plan speichern" kann der aktuelle Plan gesichert werden. Beim Wechsel des Monats wird der Plan ebenfalls automatisch gespeichert. Wird die Anwendung beendet, so wird der aktuelle angezeigte Plan auch automatisch gesichert.
Mit dem Button "Plan drucken" wird die Druckvorschau für den aktuell angezeigten Arbeitsplan aufgerufen. In der Druckvorschau kann der Plan dann mit dem Button "Drucken" ausgegeben werden. Ein Auswahldialog ermöglicht die Auswahl des Drucker sowie evtl. Anpassung der Randeinstellungen.
Unterhalb der Haupttabelle mit den Arbeitsplandaten wird im Hauptfenster eine weitere einzeilige Tabelle mit einer Spalte pro Arbeitstag angezeigt. In dieser Spalte werden jeweils sämtliche Stunden aller Dienstnummern, die für diesen Tag eingegeben wurden, addiert.
Dies kann zur Kontrolle dienen, z.B. ob alle erforderlichen Dienste für den jeweiligen Arbeitstag eingeplant wurden. Die Stundenzahl aller erforderlichen Dienste pro Tag ist während des Monats in der Regel ungefähr gleich. Stellt man in der unteren Summenzeile eine auffällige Abweichung fest, so wurde möglicherweise ein Dienst vergessen.
Im Ausdruck des Arbeitsplan wird nach jedem Mitarbeiter eine Leerzeile eingefügt, in die notwendige Korrekturen (z.B. anderer Dienst, Krankheit) per Hand eingetragen werden können.
ACHTUNG: Diese handschriftlichen Korrekturen sind unbedingt zeitnah in der Software nachzupflegen, da sonst die automatisch errechneten Werte nicht mehr aktuell sein können!!!
Um Korrekturen an einem Monat vorzunehmen, startet man JWorkPlan und wechselt in den Arbeitsplan für das gewünschte Monat. Dort ändert man einfach die Dienstnummern oder Kennzeichen ab, die nicht mehr stimmen. JWorkPlan berechnet dann dynamisch alle davon abhängigen Werte wie Stunden oder Urlaubstage neu. Die neu berechneten aktuellen Werte stehen damit auch für die Folgemonate und für die aktuelle Planung zur Verfügung.
Ausnahme: Angefallene Mehrstunden, diese werden in die Spalte ZS (Zusatzstunden) des aktuellen Monats eingetragen (siehe Beschreibung der Spalte ZS).
JWorkPlan hält die Mitarbeiterdaten sowohl immer für das laufende Jahr als auch für das Vorjahr. In der Regel werden Arbeitspläne ja im voraus erstellt, also beispielsweise der Januar eines Jahres bereits im Dezember.
In den Monaten Oktober, November und Dezember des aktuellen Jahres ist es problemlos möglich, bereits den Arbeitsplan für Januar des Folgejahres zu erstellen.
ACHTUNG: Bitte wechseln Sie auf keinen Fall in den Januar eines Folgejahres, wenn ihr Systemdatum noch nicht den Oktober des laufenden Jahres erreicht hat. Aufgrund von programminternen Restriktionen kann dies die Zerstörung der Datenbasis zur Folge haben.
Beim Wechsel des Monats von Dezember nach Januar erkennt JWorkPlan den Jahreswechsel und übernimmt die erforderlichen Werte aus dem Vorjahr.
Nachdem der Arbeitsplan für Januar des Folgejahres bereits angelegt wurde, kann auch problemlos in den Dezember oder andere Monate des Vorjahres zurückgegangen werden, z.B. um dort Korrekturen vorzunehmen. Die Werte für das alte Jahr werden vom Programm gesondert gehalten und stehen noch zur Verfügung.
Die Korrekturen, die im alten Jahr noch durchgeführt wurden, werden von JWorkPlan erkannt und die davon abhängigen Werte für das Folgejahr automatisch neu berechnet und angepaßt.
Es wird allerdings empfohlen, nur noch Korrekturen im Dezember durchzuführen, wenn der Arbeitsplan für Januar des Folgejahres bereits angelegt wurde.
Im Eingabedialog der Mitarbeiterdaten gibt es den Button "Statistik". Dieser erzeugt eine tabellarische übersicht folgender Daten:
In der Druckvorschau kann die Statistik mit dem Button "Drucken" ausgegeben werden.
Für weitere Fragen zur Bedienung, Anregungen oder Verbesserungsvorschläge, Fehlermeldung oder sonstige Hinweise kann eine Anfrage per Mail an support@software.mortaxx.net gestellt werden.
Ich werden mich bemühen, eingehende Anfragen schnellstmöglich zu bearbeiten. Ein Anspruch des Anwenders auf zeitnahe Bearbeitung besteht jedoch nicht.
(c) 2004 by Christian Hecht